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Reembolso de despesas: como funciona?

Reembolso de despesas: como funciona?
09, mar, 2023

Empresas são legalmente obrigadas a ressarcir quaisquer gastos extras de empregados no exercício de suas funções. Entenda.

Como funciona o reembolso de despesas para os funcionários?

O reembolso de despesas é uma prática prevista em lei, que leva as empresas a cobrirem qualquer gasto que um determinado empregado tenha em benefício da instituição: seja em viagens a trabalho, transporte particular ou qualquer outra ação que acarrete um gasto que envolva diretamente o bolso daquele empregado, em razão do trabalho.

Os setores de recursos humanos das empresas devem estar atentos ao reembolso de despesas, já que uma vez que tal prática não seja corretamente conduzida, o empregador pode se ver diante de sérias complicações.

O reembolso de despesas para os empregados é um direito posto que ao empregado não se pode atribuir os riscos do negócio. Para entender quais são as particularidades desse tipo, compreendendo o escopo das despesas que são reembolsáveis, continue a leitura deste artigo.

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Quais são os tipos de reembolsos de despesas previstos em lei?

A legislação trabalhista entende que os gastos com viagens, alimentação e hospedagem para fins profissionais não integram a remuneração de um funcionário. Com essa determinação, o reembolso de despesas compreende que esses gastos existem e devem ser ressarcidos.

Assim sendo, esses valores apresentam uma natureza indenizatória, e não salarial. Isso faz com que elas não gerem reflexos sobre outros pagamentos, como o FGTS e as horas extras.

Despesas de home office

A pandemia de Covid-19 popularizou o trabalho remoto. No entanto, o home office já era respaldado por lei desde 2017. Assim sendo, um empregado remoto recebe os mesmos direitos e deveres que um contrato CLT convencional.

De tal forma, fica a cargo do empregador custear o reembolso de despesas que um profissional precise despender para executar suas funções laborais em casa. Essa determinação entende que uma empresa passa a ter redução de custos em sua sede, como luz, internet e água e com o deslocamento de seus empregados para o trabalho remoto.

Essas despesas, contudo, não deixam de existir. Elas passam a ser representadas nos valores das contas particulares do empregado — se ele necessita da contratação de um pacote de internet mais potente e consome mais energia do que o habitual para trabalhar em casa, o reembolso de despesas deve ser feito.

Despesas de viagem e prestação de serviços

O tipo mais comum de reembolso de despesas se enquadra nesse item. Não é incomum que profissionais precisem viajar para representar as empresas em outras cidades, estados ou países.

Quando uma pessoa viaja a trabalho, suas despesas básicas devem ser custeadas pelo empregador, tais como:

  • Hospedagem;
  • Passagem e transporte local (avião, ônibus, táxi e locação de veículos);
  • Pacote de dados para o acesso à internet;
  • Documentação (visto, passaporte, entre outros);
  • Alimentação;
  • Seguro-viagem.

O empregador, contudo, fica isento de arcar com quaisquer despesas particulares de seu empregado durante a viagem, como passeio turístico nas horas vagas, além de eventuais problemas gerados por irresponsabilidade deste – como perda de voo por atraso, danos causados ao patrimônio local ou multas de trânsito, por exemplo.

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Transferência de domicílio

Por fim, outro tipo de reembolso de despesas previsto em lei se dá quando um empregador determina a transferência do domicílio de seu empregado para outra localidade.

A empresa, aqui, deve pagar por um adicional de transferência, ao passo que se responsabiliza pelo custeamento de todos os gastos com mudança e adaptação do empregado.

A legislação ainda entende que a empresa só é obrigada a arcar com o reembolso de despesas da transferência de domicílio quando esta não ocorre por desejo do trabalhador.

O ressarcimento se refere a todas as despesas relativas à mudança, como o transporte de móveis, a documentação de um novo contrato de aluguel e as eventuais adaptações que sejam pertinentes ao novo local de moradia.

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Fontes:

Ministério do Trabalho e Emprego

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